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Feature des Monats: Datensammlung
Hinter dem unscheinbaren Namen “Datensammlung” verbirgt sich eines der umfangreichsten ILIAS-Tools. Vor allem dort, wo eine größere Menge an Datensätzen übersichtlich dargestellt werden soll, bietet die Sammlung eine beeindruckende Vielfalt an Möglichkeiten. Durch Listen- sowie Einzelansichten - wie etwa durch Online-Shops gewohnt - finden sich User*innen auch ohne Vorkenntnisse schnell zurecht und können bestehende Einträge nach ihren Bedürfnissen filtern, mit Hilfe von Formularfeldern neue Eintragungen vornehmen & auswerten lassen oder für andere Sterne-Bewertungen hinterlassen.
Wie geht’s?
Datensammlung erstellen und Felder konfigurieren
- Wählen Sie nach Klick auf den Button "Neues Objekt hinzufügen" die Datensammlung aus (Screenshot 1)
- Vergeben Sie im nächsten Schritt einen Namen und speichern Sie über den Button "Datensammlung anlegen"
- es erscheint der Reiter "Tabellen" mit einer vorangelegten Tabelle mit dem gleichen Namen wie die Datensammlung. (Wenn Ihre Datensammlung aus mehreren Tabellen bestehen soll, können diese hier ebenfalls angelegt werden)
- Wählen Sie über den "Aktionen"-Button nun "Felder", um die Tabelle mit Inhalt zu füllen. Es erscheint eine vorkonfigurierte, nicht änderbare (aber später für User*innen "unsichtbar" schaltbare) Liste von Feldern, denen Sie nun weitere hinzufügen können. Im Screenshot 2 sind die möglichen Feldtypen veranschaulicht:
Screenshot 1: Datensammlung hinzufügen
Screenshot 2: mögliche FeldtypenEintragungen vornehmen
- Die Felder sind nun angelegt, aber noch keine Einträge vorhanden (die Seite im Reiter Inhalt ist leer). Nutzen Sie den Button "Eintrag hinzufügen". Ihre vorher konfigurierten Felder erscheinen nun in einer Formularansicht (Screenshot 3)
- Sind alle Felder befüllt, speichern Sie. Im Reiter "Inhalt" erscheint nun ihr erster Eintrag.
- Soll die Datensammlung gemeinsam befüllt werden, können Sie das Ihren Kursmitgliedern über die Einstellungen der Tabelle ermöglichen und individuell konfigurieren (z.B. nur die Bearbeitung eigener Einträge ermöglichen, Einträge löschen verhindern...). Wechseln Sie dazu wieder in den Reiter "Tabellen" und wählen unter "Aktionen" die "Einstellungen" (Achtung, die Bezeichnung "Einstellungen" gibt es sowohl auf Datensammlungs- als auch auf Tabellenebene). Vergessen Sie nicht, die Datensammlung online zu schalten (Reiter "Einstellungen"), damit Sie für Ihre User*innen auch sichtbar wird.
Screenshot 3: Formularansicht beim EintragenWeitere Möglichkeiten der Konfiguration
Herzlichen Glückwunsch, sie haben nun eine Datensammlung in der einfachsten Form erstellt! Was diese noch alles kann (und hier den Rahmen sprengen würde, daher finden Sie unter diesem Artikel ein pdf mit einer umfangreicheren Anleitung zu den im Folgenden gelisteten Möglichkeiten):
- unterschiedliche Ansichten für verschiedene Personengruppen (z.B. Dozent*innen sollen alle Felder und alle Einträge sehen können, Studierende nur eine Auswahl an Feldern und z.B. nur den selbst getätigten Eintrag)
- verpflichtend oder optional zu füllende Felder
- im Reiter "Inhalt" einen Erklärtext über den Einträgen anzeigen
- selbst konfigurierte Filteroptionen anbieten
- eine gestaltbare "Einzelansicht" pro Eintrag (wie folgend gezeigt in Screenshot 5), in der z.B. der Inhalt von in der Listenansicht der Übersicht halber nicht sichtbar gemachte Felder mit angezeigt wird
Nutzung - Daten filtern und sortieren
Screenshot 4: Nutzung der Datensammlung- alle Spaltenüberschriften in blau sind klickbar: es erscheint ein Pfeil, der die Sortierrichtung markiert (Markierung 2 in Screenshot 4). Die gesamte Liste kann so nach dem Inhalt dieser Spalte sortiert angezeigt werden
- Sie wollen bei Ihrem nächsten Besuch die selbst gewählte Sortierung wieder genauso vorfinden? Wählen Sie über den Button "Ansicht" (Markierung 3) "Aktuelle Ansicht speichern"
- Sie finden in einer sehr langen Liste einen bestimmten Eintrag nicht? Dann hilft bestimmt die Filteroption: nach Klick auf den Button "Filter anzeigen" (Markierung 4) öffnet sich über der Liste ein grau unterlegtes Feld mit Filteroptionen
- Da fehlen doch noch ausführlichere Infos? Erscheint ein Lupensymbol ganz links neben den Einträgen, gibt es zu jedem Eintrag noch eine "Einzelansicht", in der z.B. (umfangreichere) Inhalte von in der Listenansicht aus Gründen der Übersichtlichkeit unsichtbar geschalteten Felder zu sehen sind (Beispiele in Screenshot 5, gelb markierte Elemente werden direkt aus den Feldinhalten bezogen), umgebender Text/ Gestaltung ist als "Schablone" für alle Einträge selbst konfigurierbar
Screenshot 5: Beispiele für Einzelansichten. Links vom hier verwendeten Beispiel (erstellt auf learn.epicur.education), rechts aus dem "Kursfinder" auf kosmic.uni-freiburg.deWie kann die Datensammlung eingesetzt werden?
Lernendenzentriert und aufgabenorientiert können Datensammlungen im Lehr-Lernkontext dem kollaborativen und nachnutzbaren Aufbau von Wissensbeständen dienen. Durch die Möglichkeit des Excel-Imports können auch bereits offline bestehende Sammlungen auf diese Weise weitergeführt werden. Die sehr fein abstimmbare Rechteverwaltung erlaubt dabei einen breiten, datenschutzgerechten Einsatz nicht nur in der Lehre, sondern auch in Verwaltung, Forschungsteams oder Citizen Science Projekten.